マンション標準管理委託契約書に具体的な提出期日や期限の定めはありませんが、総会議事録が管理組合の活動の重要な資料となることを踏まえ、管理会社はできるだけ早く議事録素案を組合に提出することが望まれます。又、総会の議長は、議事録作成者として、総会終了時に管理会社と協議の上、予め素案提出の目安を決めておくようなこともひとつの方法ではないでしょうか。

マンション標準管理委託契約書では、管理会社は管理組合に代わって、組合が行うべき共用部分に係る損害保険契約、マンション内の駐車場等の使用契約、第三者との契約等に係る事務を行うとしています。しかし、これはあくまで共用部分の契約等に係る事務の処理を行うことであり、専有部分である住戸内の事故についての示談交渉等については管理委託業務には含まれません。したがって、管理会社に依頼することはできません。
ご相談の事例では、上階の区分所有者と協議を進めることは当事者間で行うこととなりますので、まずは、管理組合が付保している個人賠償責任保険を活用するかどうか等も含めて、上階の区分所有者と協議を開始することが必要です（保険商品によっては、保険会社が示談交渉サービスを行うものもあるので確認が必要。）。
上階の区分所有者との協議により、管理組合が付保する個人賠償責任保険を活用することになった場合は、当事者間の示談書等とあわせて管理組合理事長の記名押印等が必要になることもありますが、その場合は、管理会社を通じて理事長への取次等の事務処理を依頼することは可能です。

重要事項説明会は、管理委託契約締結の前に、管理業者が管理委託契約に係る重要な事項を説明することによって、管理組合に契約内容の検討や理解の機会を与えようとするものです。したがって、管理会社が重要事項説明会を開催した後に、管理組合の都合で、契約内容を変更することとなった場合は、再度、管理会社が重要事項の説明をする必要はありません。しかし、理事会としては、総会への上程にあたり、理事会議事録や総会議案書等で組合員に対して、変更に至った経緯を説明する必要があります。

マンション標準管理委託契約書第１４条コメントには、「マンション管理業者が提供・開示できる範囲は、原則として管理委託契約書に定める範囲となる。一般的にマンション内の事件、事故等の情報は、売主又は管理組合に確認するように求めるべきである。」と記載されており、管理会社は、売主、管理組合に確認することなく管理委託契約書に定める範囲外のことについて、宅建業者に情報提供することはできません。したがって、管理会社が管理組合に対して判断を求めていることは理解できます。
ご相談の事例は、住戸内で起きた事件であり、その事実を知っていたとしても管理組合に告知義務はありませんし、責任を問われるようなこともありません。むしろ、住戸の取引に影響等を及ぼすことから売主等に確認することなく、管理組合がその事実を明らかにすることは差し控えるべきです。告知義務は、あくまで住戸の現在の区分所有者である売主にあります。
ご相談の事例では、管理組合は住戸内の事件、事故等については、売主に直接確認して貰うように宅建業者に回答するような対応で問題ないと考えます。